Com o início da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) nº 13.709, no Brasil, muito se ouviu falar sobre a Violação de Dados, principalmente na relação entre as empresas e seus clientes.

Mas Como Essa Violação de Dados Acontece?

A violação de dados ocorre quando a sua empresa/organização sofre um incidente de segurança relativo aos dados pelos quais é responsável (seja de clientes ou colaboradores) que resulta numa violação da confidencialidade, da disponibilidade ou da integridade dos dados.

Ela estabelece regras para todos que coletam, armazenam e compartilham dados pessoais de terceiros.

Seu objetivo de estabelecer essas regras é garantir:

• O respeito à privacidade;
• A autodeterminação informativa;
• A liberdade de expressão, informação, comunicação e opinião;
• A inviolabilidade da intimidade da honra e da imagem;
• O desenvolvimento econômico, tecnológico e a inovação;
• A livre iniciativa, a livre concorrência e a defesa do consumidor;
• Os direitos humanos, o livre desenvolvimento da personalidade, a dignidade e o exercício da cidadania pelas pessoas naturais.

Os dados com informações pessoais sempre foram um alvo atraente.

Um relatório de 2020 Cost of a Data Breach Report, desenvolvido pelo Ponemon Institute, apontou que 80% das violações de segurança envolviam dados pessoais, mais do que qualquer outro tipo de dados comprometidos.

As informações de identificação pessoal permanecem entre os principais alvos, junto com credenciais de autenticação roubadas ou comprometidas.

Os dispositivos perdidos ou roubados também continuam a ser uma preocupação para as organizações. Segundo o relatório, dispositivos perdidos ou roubados fazem parte dos sete principais fatores que amplificam o custo de uma violação de dados.

Mas Como Proteger Você e a Sua Empresa?

Para proteger a sua empresa é necessário que você utilize os seguintes passos:

Colete e retenha apenas os dados necessários

Para minimizar os riscos, restrinja a coleta e o armazenamento de dados apenas ao que é realmente necessário para suas operações e que possa ser justificado caso ocorra algum problema.

Obtenha as permissões apropriadas dos titulares dos dados antes de coletá-los, capte as informações no momento necessário e não se esqueça de limitar o acesso aos dados por meio de controles de sistemas e políticas de uso.

Criptografe os dados durante a transmissão e o armazenamento

Criptografe os dados em todos os estados, durante a transmissão e quando chegarem ao seu destino. Os padrões de criptografia devem atender aos requisitos dos regulamentos e leis de privacidade que devem ser observadas atentamente pela sua empresa.

Limite o acesso e a movimentação dos dados

Essa parte é muito importante pois o vazamento de dados por meio de colaboradores e terceiros está aumentando de forma exponencial e o acesso aos dados deve ser limitado ao estritamente necessário. Reduza a movimentação dentro dos sistemas. Restrinja, monitore e avalie regularmente os acessos realizados por parceiros e terceirizados.

Estabeleça um programa de governança da privacidade de dados

É interessante desenvolver e definir regras de boas práticas e de governança, que estabeleçam as condições de organização, o regime de funcionamento, os procedimentos, incluindo reclamações e petições dos titulares dos dados, as normas de segurança, os padrões técnicos, as obrigações específicas para os diversos envolvidos no tratamento, as ações educativas, os mecanismos internos de supervisão e de mitigação de riscos e outros aspectos relacionados ao tratamento de dados pessoais.

As políticas devem garantir que as práticas da empresa atendam aos requisitos regulamentares.

A conformidade com as regulamentações externas afetará como uma organização deve divulgar uma violação de dados.

As políticas internas devem exigir resposta adequada e protocolos de remediação.

Eduque os stakeholders sobre o acesso e manuseio adequados de dados pessoais

Ensinar e explicar adequadamente sobre o manuseio desses dados pessoais deve ser parte de uma estratégia geral de segurança da sua empresa. Isso ajuda na defesa contra vazamentos acidentais de dados e desencoraja divulgações intencionais.

Muitos vazamentos acidentais de dados podem ser evitados com treinamento regular de segurança da informação.

E isso inclui orientar sobre como identificar informações pessoais, fornecendo instruções explícitas sobre o que é considerado informação pessoal dentro da organização, no contexto das leis e regulamentos.

Não presuma que os colaboradores em todas as áreas da sua empresa possuem o conhecimento necessário para discernir seu papel na proteção de dados.

As atitudes em relação aos dados podem variar de pessoa para pessoa dentro de uma companhia.

Será que sua Empresa e seus clientes estão realmente seguros?

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Uma das causas disparadas é o Erro Humano. Isso mesmo!

Muitas das vezes, a segurança da informação corporativa é colocada em jogo por pequenas atitudes cotidianas, incluindo o modo como salva, armazena e compartilha os dados.

A ameaça da perda de dados não vem só de fora, o perigo também é interno!

O comportamento dos usuários em relação aos dados está no topo da lista das causas da perda de arquivos.

A interação humana é a causa número um do problema.

Há casos de vazamento e violação intencionais de arquivos.

Nessas situações, colaboradores (em geral da área de TI, que possuem maior hierarquia de acesso) liberam informações confidenciais e/ou estratégicas para comercializá-las, obtendo lucro.

Porém, nem sempre os problemas derivam da má fé dos funcionários. Você sabia, por exemplo, que a exclusão acidental de arquivos está entre os motivos mais comuns da perda de informações valiosas nas empresas?

Além de deletar arquivos por engano ou falta de atenção, outras falhas humanas incluem gravar um arquivo em cima de outro documento já existente, desinstalar arquivos acidentalmente, provocar a queda ou derramar líquidos em equipamentos, fazer downloads suspeitos e clicar em e-mails que são portadores de vírus e outros malwares.

Como proteger a sua empresa dessas possíveis perdas de dados?

Uma partição é uma divisão do espaço de um disco rígido. Cada partição pode conter um sistema de arquivos diferente, isso significa que, caso a parte do programa de um disco rígido trave, você poderá recuperar os dados porque eles estão armazenados em um local separado.

Navegar pela internet não é nenhum pouco seguro, embora algumas pessoas pensem o contrário.

Contudo, é imprescindível a utilização de um antivírus, programas criados para defender o computador e protegê-lo de qualquer ameaça que visa infectar, invadir ou mesmo roubar senhas e dados pessoais.

Os antivírus mais recomendados e gratuitos são o AVG, AVIRA e o Avast, que podem ser facilmente baixados pela internet, porém, é importante verificar a sua atualização para que ele sempre funcione da maneira certa e com total segurança.

Todos os funcionários que trabalham com os dados da empresa devem receber um treinamento adequado sobre a confidencialidade ou como eles podem ser compartilhados.

É do interesse da empresa controlar quem pode acessar diferentes níveis de informações para proteger os mesmos.

Quem acessa o quê na sua rede? O ASER NAC controla o acesso de usuários e dispositivos e aplica a política certa para cada perfil.

O software de gerenciamento eletrônico de documentos permite que seus dados estejam seguros em um sistema centralizado e totalmente web. Além disso, nele a empresa pode filtrar os acessos a determinados documentos por permissões e controlar as versões de cada um.

4.1 Recuperação do espaço físico

Muitas empresas ainda estão com as salas cheias de papéis, e não só uma pasta e sim pilhas enormes.

Mas quando é feita a digitalização dos documentos, além de ter mais praticidade na procura, também acontece a liberação de espaço físico e redução de custos financeiros, pelo fato de não haver preocupação com eventuais processos judiciais devido à perda de dados.

4.2 Organização dos documentos

Não temos sombra de dúvidas que um dos principais benefícios da gestão é a organização dos documentos da empresa.

Pois, eles são armazenados por categorias, como se fizéssemos uma segmentação de cada conteúdo, seguido por temas, data e importância.

Isso evita que os documentos fiquem desorganizados e acabem gerando sérios prejuízos para as empresas.

4.3 Otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos

A gestão de documentos traz a otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos, o que gera economia de tempo.

Afinal, quando os documentos estão organizados por categorias e com um método de busca, fica mais fácil para o colaborador abrir o arquivo certo.

4.4 Segurança das informações da Empresa

Os documentos são repletos de informações que devem ser protegidas, ainda que algumas não tenham tanta importância, a gestão possibilita que as informações sejam mantidas em segurança, pois, são protegidas por tecnologias high-tech.

4.5 Praticidade para a elaboração de relatórios

A partir da gestão de documentos, a empresa tem mais praticidade para elaborar relatórios e planilhas, pois assim, os dados podem ser acessados a qualquer momento, estando corretos e bem-organizados.

5 – Treine os funcionários

Fazer um treinamento com seus funcionários e fazer demonstrações de problemas que podem ser causados é uma forma de evitar que os erros humanos ocorram.

A sua empresa é importante e deve tratar as informações de seus clientes de forma totalmente segura e livre de erros.

Demonstrar táticas de segurança e ensinar os funcionários a se precaver é importante.

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Devemos ainda lembrar que independente do nível da sua empresa é de extrema importância a manutenção da segurança das informações e análises de vulnerabilidades.

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